Việc lập vi bằng trong hoạt động kinh doanh không chỉ được áp dụng khi giao nhận hàng hóa, gi nhận đặt cọc. Mà trong sự phát triển của nền kinh tế hiện nay, việc lập vi bằng nhằm ghi nhận hoạt động kinh doanh còn được thực hiện nhằm ghi nhận các sự kiện, hành vi trong chính nội bộ tổ chức như Vi bằng góp vốn; Vi bằng họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị… Và trong bài viết dưới đây, Luật Hồng Minh xin tư vấn đến các quý khách hàng có nên lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh?
-
Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 01 năm 2020 của Chính Phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại;
- Thông tư số 05/2020/TT-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Bộ Tư Pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 01 năm 2020 của chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại.
-
Lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là gì?
Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 quy định: “Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”.
Đặc điểm của Vi bằng:
- Thừa phát lại phải lập vi bằng dưới hình thức văn bản. Văn bản do Thừa phát lại lập cần có một số nội dung chủ yếu của vi bằng, gồm:
+ Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;
+ Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
+ Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng;
+ Họ, tên người tham gia khác (nếu có);
+ Nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
+ Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
+ Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).
- Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi đã chứng kiến. Vi bằng được công nhận là một hình thức chứng cứ không cần chứng minh lại trước Tòa án cũng như dùng làm cơ sở cho giao dịch giữa các bên. Do đó, tính chính xác của lập vi bằng Thừa phát lại rất được coi trọng. Khi tranh chấp xảy ra, nếu một vi bằng có nội dung sai lệch được sử dụng sẽ gây tổn hại đến quyền lợi hợp pháp của các bên. Đồng thời, chính Thừa phát lại lập vi bằng cũng phải cam kết và chịu trách nhiệm với tính trung thực, khách quan của việc lập vi bằng. Do đó, ngay từ bước xác minh thông tin, lập vi bằng Thừa phát lại cần đảm bảo tính chính xác của nội dung được ghi nhận. Thừa phát lại sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng kết hợp với các sự kiện, hành vi do chính mình chứng kiến và thể hiện lại dưới hình thức vi bằng văn bản.
- Thừa phát lại lập vi bằng theo yêu cầu của của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hiện nay, vi bằng chưa phải là một biện pháp mang tính bắt buộc khi tham gia giao dịch hay trong quá trình tố tụng. Mặt khác, các sự kiện, hành vi mà cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng đều nhằm mục đích riêng là bảo vệ quyền lợi của bản thân. Do đó, chỉ khi có yêu cầu từ khách hàng Thừa phát lại mới nắm được thông tin sự việc và có cơ sở lập vi bằng.
Như vậy, lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là hoạt động do Thừa phát lại thực hiện nhằm ghi nhận lại các sự kiện, hành vi có thật xảy ra trong công việc kinh doanh theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức.
-
Giá trị của vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh
- Vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật. Nếu các bên xảy ra tranh chấp mà không tự hòa giải được thì có thể khởi kiện tại Tòa án để bảo vệ quyền lợi của bản thân. Căn cứ vi bằng được lập và các tài liệu, chứng cứ trong vụ án, Tòa án sẽ xác định quyền, nghĩa vụ của các bên (buộc thực hiện nghĩa vụ, bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm…)
- Vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Khi tham gia các giao dịch các bạn nên cân nhắc lập vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi đặc biệt là trong trường hợp nhận thấy khả năng rủi ro có thể xảy ra.
-
Các trường hợp nên lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh
Các cuộc họp để đưa ra quyết định quan trọng trong hoạt động kinh doanh như: Lập vi bằng ghi nhận cuộc họp đại hội đồng cổ đông; Lập vi bằng họp hội đồng thành viên; Lập vi bằng họp hội đồng quản trị; Lập vi bằng họp kỷ luật nhân viên… Vi bằng trong trường hợp này sẽ ghi nhận nội dung theo yêu cầu của khách hàng nhưng thông thường sẽ bao gồm những vấn đề như thành phần tham dự, diễn biến cuộc họp, kết quả họp, ý kiến các bên tham gia họp.Lập vi bằng ghi nhận việc góp vốn, chuyển nhượng cổ phần, sáp nhập, chuyển nhượng doanh nghiệp.
Đối với hoạt động của tổ chức kinh doanh với các tổ chức, cá nhân khác, vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh trong trường hợp này nên được lập để chỉ rõ thỏa thuận của các bên trước khi tham gia giao dịch: Vi bằng ghi nhận việc đặt cọc hợp đồng; Vi bằng ghi nhận việc chuyển tiền, giao nhận tài sản… Trong quá trình giao dịch, các bạn cần lập vi bằng đối với các nội dung thay đổi so với thỏa thuận ban đầu; Vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản, hàng hóa tại thời điểm giao (Có đầy đủ số lượng, có đạt được chất lượng đã thảo thuận không, các lỗi tồn tại…); Vi bằng ghi nhận các hành vi vi phạm … Sau quá trình giao dịch, một số loại vi bằng cần thiết lập gồm: Vi bằng ghi nhận chấm dứt giao dịch, thanh lý hợp đồng; Vi bằng ghi nhận việc chuyển giao thông báo đến bên vi phạm trong hợp đồng (trong trường hợp có hành vi trốn tránh, không hợp tác).
Trên đây là một số nội dung tư vấn của Thừa phát lại Hà Nội chúng tôi về vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh. Nếu quý khách hàng còn có câu hỏi hay băn khoăn nào khác cần được tư vấn, hướng dẫn, giải đáp nào khác liên quan đến vấn đề này, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số hotline: 08.3679.3678 hoặc vibanghanoi@gmail.com để được các chuyên viên tư vấn và hỗ trợ trực tiếp.